Concevoir un tableau de gestion des archives

Le tableau de gestion des archives est l’état des documents produits par un service ou un organisme, reflétant son organisation et servant à gérer ses archives courantes et intermédiaires et à procéder à l’archivage de ses archives historiques . Il fixe pour chaque type de documents les délai d’utilité administrative , permet de procéder aux éliminations réglementaires ainsi qu’à l'archivage des archives définitives dites historiques qui seront, à terme versées au service d’archives compétent pour les recevoir, traitement final et modalités de tri à lui appliquer ». 

Objectifs pédagogiques

Les objectifs pour un candidat ayant suivi cette formation sont :

• Savoir établir un tableau d’archivage.
• Comprendre son utilité́ et sa fonction, et organiser son application. 

Public concerné

Toute personne en charge des archives courantes et intermédiaires et/ou de la collecte des archives.

Prérequis

Avoir un projet de mise en place de tableaux de gestion en cours ou à venir, connaître les bases de la collecte des archives contemporaines.

Programme de la formation

• •Saisir les grands principes : 
• • Définition. 
  • Présentation formelle.
  • Règles générales d’élaboration. 
• Comprendre les différentes composantes : l’analyse des documents.
• La détermination du cycle de vie et les durées d’utilité́ administrative.
• Les critères de tri et d’élimination.
• Sélectionner les documents : grands principes.
• Mettre en place de bonnes relations avec les services versants : les correspondants-archives.
• La formation, la réception des documents, la définition des procédures d’élimination.
• Réaliser un tableau de gestion : de l’enquête préalable au suivi du tableau de gestion.

Moyens pédagogiques

• Travaux pratiques.
• Échanges entre les participants et le formateur.